Gestión de Contenidos en Portales Web

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Información

Uno de los objetivos principales de los portales web es distribuir información, publicarla, ponerla a disposición de los internautas interesados en ella.

En muchos portales parte de esta información es generada por personas, es decir, escrita e hilada por gente.

Def. Portal web: Pero, ¿qué es un Portal Internet? Podemos entenderlo como una aplicación web que gestiona de forma uniforme y centralizada, contenidos provenientes de diversas fuentes, implementa mecanismos de navegación sobre los contenidos, integra aplicaciones e incluye mecanismos de colaboración para el conjunto de usuarios (comunidad) a los que sirve de marco de trabajo. Todo esto en un entorno web.

Al principio de la era internet era muy frecuente que los propios gestores de los portales (los famosos WebMasters) fuesen los que las alimentaban de información.

Conforme la red ha ido evolucionando, ésta se ha convertido en un elemento cada vez más importante para todo tipo de organizaciones (algo estratégico para muchísimas de ellas), y el esquema del WebMaster-EncargadodeContenidos ha ido dejando de ser útil, o más bien se demostró que no era un mecanismo adecuado para la gestión de contenidos, pero ¿por qué?

Muy sencillo, la cantidad de datos a publicar y gestionar ha crecido tanto (se habla de la explosión de los datos) que el anterior modelo se convirtió en un cuello de botella, y no sólo por la velocidad de incorporación de información a los portales sino porque los datos empezaban a requerir cada vez más atención (mantenimiento).

¿La solución a esto? Distribuir la redacción o gestión de contenidos entre varias personas y habilitar mecanismos para que éstos puedan incluirlos en el portal mediante Flujos de Publicación.

Los portales web han ido evolucionando no sólo por la cantidad de datos que contienen. Poco a poco se ha pasado de modelos basados en páginas estáticas a aplicaciones web de alta complejidad que gestionan contenidos en múltiples idiomas, integran aplicaciones de colaboración entre los usuarios, proporcionan contenidos en diversos formatos para diferentes dispositivos, y un largo etcétera. Todos estos requisitos nos llevan a que los contenidos que gestiona un portal deban de ir acompañados de una gran cantidad de información de control que nos ayude a gestionarla de forma correcta. Esto lo veremos con más detenimiento en la sección de Caracteres de Control.

Flujos de publicación

Como ya he comentado, actualmente es frecuente que los contenidos publicados en cualquier portal hayan sido redactados, revisados y publicados por varias personas.

De hecho un típico esquema para este trabajo es el que se da en la llamada ‘publicación en dos pasos’ en los que tenemos varios perfiles de usuarios:

  • Redactores. Son usuarios que se encargan de redactar contenidos, incluyendo no sólo fuentes escritos, sino añadiendo imágenes, archivos adjuntos para ser descargados, etc.
    Redactores
  • Publicadores o Supervisores. Es frecuente en muchos portales que antes de publicar contenidos en un portal, éstos sean revisados por personas de cierta responsabilidad en la organización que se encargan de revisar que la información a publicar es correcta, tanto en contenido como en forma, y que es adecuada para la organización.
    Publicadores o Supervisores

Esto nos lleva a necesitar entornos de gestión de contenidos, de los que se muestran algunas pantallas esquemáticas a continuación, en las que se gestionan los flujos de publicación: redactar, guardar lo redactado para ir seguir trabajando en ello más adelante, finalizar la redacción de un documento y solicitar su publicación, revisar, volver a redactar aquellos contenidos que no hayan sido aprobados, publicar, etc.

Listado Pendientes de Revisión
Formulario de modificación de convocatorias

Pongamos un ejemplo, en un portal con este mecanismo ya no es el administrador del portal el que se encarga de añadir contenidos, sino que son los redactores los que asumen ese trabajo que es completado mediante el visto bueno de los Supervisores, que son en definitiva los que publican la información para que sea accesible al usuario.

Caracteres de Control

Con la gestión de flujos de publicación podemos ver claramente que por cada elemento dinámico, digamos una noticia, tendremos que guardar información adicional sobre el estado de publicación en el que se encuentra, es decir asociarle características externas a dicho elemento (digo externas, ya que no es precisamente información que podamos considerar como parte del contenido).

En cualquier portal de mediana complejidad existe toda una serie de caracteres externos que nos ayudan a gestionar los contenidos de una forma eficaz, como por ejemplo:

  • Idioma en el que se encuentra dicho contenido.
    Diagrama de idioma
  • Fecha de caducidad. Una forma fácil de gestionar de forma automática la información que ‘caduca’ es decir aquello que al llegar a cierta fecha deja de tener validez o interés para el usuario consiste en asignar a cada contenido que sea caducable (por ejemplo la información de un evento) una fecha de caducidad, de tal forma que el portal no muestre al usuario ningún contenido cuya fecha de caducidad sea menor o igual a la actual. Los contenidos caducables podrán por tanto estar ‘Caducados’ o ‘NoCaducados’.
    Diagrama de caducidad
  • Temáticas o áreas asociadas al mismo. Todos los portales suelen categorizar su información, siendo este un mecanismo que ayuda a presentar al usuario la información que le es más pertinente. Un ejemplo para las normativas: locales, autonómicas, nacionales, europeas e internacionales.
  • Y el ya susodicho Estado de Publicación: ‘En Redacción’, ‘Redactado’, ‘Aprobado’, ‘Rechazado’, ‘Descatalogado’, etc.
    Diagrama de estado de publicación

Es más, estos caracteres de control, pueden aplicarse a cualquier contenido de un portal.

Diagrama de caracteres de control

Como hemos modelado en el diagrama anterior, podemos diferenciar básicamente entre dos tipos de contenidos:

  • Contenidos estructurados. Son aquellos que tienen un conjunto de campos bien definidos, y que por lo general son gestionados en bases de datos. Por ejemplo una noticia, que tendrá titular, autor, fecha, contenido, etc.
  • Contenidos no estructurados. Es aquella información que tiene una difícil organización en campos, es decir, a la que es difícil asociarle un tipo. Suelen grabarse directamente en páginas estáticas. Por ejemplo: Una página de sugerencias de un portal. Tendrá un párrafo introductorio en el que la organización explique para qué pone a disposición de los clientes dicho servicio, así mismo por lo general adjuntará un formulario para que pueda ser rellenado y enviado por los usuarios, así como otros medios para ponerse en contacto con la organización, como teléfonos, emails, etc.

Bueno, pues debemos también tener claro que no sólo los contenidos estructurados tienen asociados caracteres de Control, los contenidos no estructurados también los pueden tener. Esta cuestión la analizaremos en el siguiente punto.

Espacios de Contenidos

Gestionar portales web con miles de recursos, tanto en páginas como en registros de bases de datos, no es una labor fácil.

Conceptualmente se llega a un punto en el que es necesario fragmentar ese todo, y hacerlo más manejable.

En el contexto de la base de datos, ya contamos con diversos mecanismos para realizar esta tarea de forma natural. Lo habitual es tener varias tablas de base de datos y usar una (o más) para cada tipo de información. Sin embargo, ¿qué podemos hacer con los contenidos estáticos y la relación entre estos y los dinámicos?

El concepto que podemos desarrollar aquí es el de ‘Espacio de Contenidos’ entendiéndolo como: un conjunto de contenidos (por simplificar sólo consideremos las páginas estáticas) que comparten características comunes como el rol que desempeñan en el portal, su temática, idioma, configuración visual, ubicación física, etc.

Diagrama de espacios de contenidos

Los Espacios de Contenidos nos facilitan dos cosas:

  • Simplifican conceptualmente la gestión de información estática, ya que pasamos de tener miles de páginas, a unos cuantos de espacios de contenidos.
  • Nos permiten gestionar información de control para estos contenidos de una forma sencilla, ya que no tenemos que gestionar esta información para cada uno de los ficheros por separado. De esta forma pasamos a tener información de control respecto a los contenidos estáticos y por tanto podemos introducirlos en toda la dinámica de lógica y proceso del portal (característica que se puede aprovechar sobre todo en arquitecturas web MVC).
Diagrama de espacios de contenidos

Agradecimientos

Muchos de los conceptos tratados en este artículo provienen de la experiencia laboral del autor, por lo que quiero agradecer la colaboración consciente o inconsciente (y sin duda inestimable) del equipo formado por (por orden de aparición): Marcos Boza, Vitalino Lázaro, Marcos Velasco, José Juán Corpas, Oscar David Fernández, y Felipe Arancón.

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