5 funcionalidades de Excel para una mejor gestión de las bases de datos

Para cualquier empresa o autónomo, la gestión de los datos de sus clientes es parte fundamental para el buen funcionamiento del negocio. El problema lo encontramos cuando tenemos una amplia cartera de clientes y la gestión de toda su información no resulta tan sencilla. En estos casos, el uso de las bases de datos puede ser la solución perfecta, más si las gestionamos con Excel. Aunque se trata de un sistema de gran utilidad para la gestión y consulta de datos, para su uso sí que será necesario aprender excel avanzado, aunque esto no será ningún problema gracias a los muchos cursos que nos podemos encontrar.

Debido a que la información que se almacena en estas bases de datos suele ser de gran valor, hoy os queremos hablar de algunas funcionalidades que trae Excel y que os pueden ser de gran ayuda a la hora de trabajar con bases de datos.

Uso de plantilla predefinidas

Crear una plantilla desde cero para la gestión de la información de tu base de datos puede suponer una tarea complicada. Por suerte, es posible utilizar plantillas ya predefinidas que se pueden adaptar a las necesidades de cada persona. De esta forma, la puesta en marcha será mucho más fácil, ahorrándonos el trabajo de diseño.

Convertir en tabla

Cuando la información se almacena, esta se suele guardar en un listado con varias columnas, cada una de ellas con sus datos correspondiente. Para que su gestión sea más sencilla, Excel ofrece la posibilidad de poder convertirla en tabla. Esto nos ofrece la ventaja de poder realizar sobre ella más funcionalidades.

Convertir un listado en tabla es muy sencillo. Lo único será seleccionar las celdas y pulsaremos sobre la opción de “Dar formato como tabla”. Una vez convertida, entre las cosas que podremos hacer están:

• Ordenar los elementos por orden alfabético, ya sea de forma ascendente o descendente.
• Filtrar los elementos de las columnas. Para su uso, lo que haremos será hacer una búsqueda por un nombre concreto o bien utilizando algún criterio.

Uso de la función BuscarV

Si alguna vez has utilizado Excel, sabrás que ofrece un amplio listado de opciones con las que poder realizar diferentes cosas. Entre todas esas funciones, nos encontramos BuscarV, una función que nos permite buscar un valor dentro de una columna para devolver el valor de una determinada celda. La función se compone de la siguiente sintaxis:

=BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

La explicación de cada uno de los parámetros es la siguiente:

• Valor_buscado: Hace referencia al valor o la cadena que queremos buscar. Se puede indicar el valor directamente o bien especificar una celda que contenga la información.
• Matriz_buscar_en: Aquí se especificaría el rango donde se realizaría la búsqueda.
• Indicador_columnas: Hace referencia a la posición de la columna del valor de retorno dentro del rango indicado.
• Ordenado: Es un campo opcional y con él se especifica si deseas que la función encuentre una coincidencia exacta o aproximada. Si se indica verdadero, se da por sentado que la primera columna está ordenada y busca el valor más próximo. Si se indica falso, se buscaría el valor exacto en la columna.

Buscar y reemplazar información

En el caso de tener que actualizar algún datos que ya tengamos almacenados en la base de datos, Excel nos ofrece la función Remplazar en la que indicaremos el término a buscar y el nuevo valor por el que lo tiene que sustituir. Está funcionalidad la encontramos en la pestaña de Inicio dentro de la sección Modificar.

Proteger la información

Ya hemos comentado que la información que se almacena en cualquier base de datos, suele ser muy importante para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Para evitar que alguien pueda modificar la información que en ella se almacena, Excel ofrece la opción de asignar contraseñas a determinadas celdas o bien a un libro.

Para realizar esto, podemos pulsar sobre alguna de las opciones que nos encontramos dentro de la pestaña Revisar, en el grupo Cambios.

Como hemos podido ver a lo largo de nuestra publicación, estas funcionalidades que nos ofrece Excel pueden sernos de gran ayuda a la hora de trabajar con bases de datos y Excel. No os olvidéis de ellas y tenerlas siempre a mano.