Se define como entidad cualquier objeto, real o abstracto, que existe en un contexto determinado o puede llegar a existir, y del que interesa guardar información. Ejemplos: «PROFESOR», «CURSO», «ALUMNO». Las entidades se clasifican en dos tipos:
- Regulares: existen por sí mismas, independientemente de cualquier otra entidad. La existencia de un ejemplar en la entidad no depende de que exista ningún ejemplar en otra entidad distinta. Por ejemplo, «EMPLEADO» o «PROFESOR». Su representación gráfica en el diagrama es un rectángulo con borde simple:
- Débiles: necesitan de la existencia de ejemplares en otra entidad para poder existir ellas mismas. Por ejemplo, la entidad «ALBARÁN» solo puede existir si previamente existe el pedido correspondiente. En el diagrama se representan con un doble rectángulo:
Cada entidad representa un conjunto de objetos del mismo tipo: la entidad «PROFESOR» no es un profesor concreto, sino el conjunto de todos los profesores. A cada elemento concreto de ese conjunto se le llama ejemplar (o instancia). La distinción entre la entidad como tipo y sus ejemplares es fundamental para entender cómo funciona el modelo.
Para documentar cada entidad durante el análisis es habitual completar una plantilla que recoja sus características principales. A continuación se muestra un ejemplo para la entidad «PROFESOR»:
| Nombre | PROFESOR |
|---|---|
| Descripción | Almacena la información relativa a los profesores de la organización. |
| Alcance | Se considera profesor a cualquier persona que, contratada por la organización, imparte al menos un curso. |
| Número de ejemplares | 10 profesores |
| Crecimiento previsto | 2 profesores / año |
| Confidencialidad |
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| Derechos de acceso | El sistema solicitará usuario y contraseña para visualizar los datos de confidencialidad restringida. |
| Observaciones | Los ejemplares dados de baja no se eliminarán; quedarán marcados como inactivos y no se mostrarán en la aplicación. |