La gestión de documentos digitales se ha convertido en una tarea habitual para cualquier empresa. Guardar archivos, compartirlos entre empleados, controlar quién puede acceder a cada carpeta y mantener la información protegida son necesidades habituales. En este ámbito aparece Cloud para empresas Dataprius, una solución desarrollada específicamente para el entorno profesional que propone una forma de trabajar diferente a la de los discos virtuales tradicionales.
Dataprius funciona como un sistema de archivos alojado en la nube en el que la empresa mantiene un repositorio centralizado de documentación. La principal diferencia respecto a servicios conocidos como Google Drive, Dropbox u OneDrive está en su funcionamiento: no necesita depender de un disco virtual ni de la sincronización permanente de carpetas para acceder a los documentos. Los usuarios pueden trabajar directamente sobre los archivos almacenados en la plataforma.
Una nube pensada desde el principio para las empresas
Dataprius se presenta como una herramienta creada para organizaciones y equipos de trabajo. Su estructura se basa en un árbol de carpetas común, similar al que utilizan habitualmente las empresas en sus servidores internos. Los administradores pueden definir qué usuarios tienen acceso a cada área y qué documentación pueden consultar o modificar.
Este planteamiento permite centralizar los archivos y evitar que toda la documentación tenga que estar repartida entre los discos duros de los distintos ordenadores. Cada empleado accede únicamente a las carpetas que tiene autorizadas, algo especialmente útil cuando existen diferentes departamentos, proyectos o niveles de acceso.
Otro de los objetivos de la plataforma es reducir la complejidad de implantación. Dataprius puede ponerse en marcha sin configuraciones complejas y con tiempos de aprendizaje reducidos. La aplicación mantiene una forma de trabajo basada en carpetas y archivos, por lo que resulta familiar para usuarios acostumbrados al explorador de archivos de Windows.
Es precisamente este enfoque el que permite definir Dataprius como un sistema de archivos en cloud para empresas. La idea no consiste simplemente en disponer de espacio para guardar documentos, sino en ofrecer un entorno desde el que los empleados puedan trabajar con ellos, compartirlos y controlar sus permisos.
Sincronizar archivos deja de ser obligatorio
Una de las diferencias más relevantes está relacionada con la sincronización. Los sistemas de disco virtual suelen crear carpetas locales que mantienen copias de los archivos en los dispositivos y las actualizan conforme se producen cambios.
Dataprius adopta otro modelo. Los archivos permanecen en el repositorio en la nube y pueden abrirse directamente desde la aplicación. Cuando se realizan modificaciones, los cambios vuelven a almacenarse en el sistema. De esta forma, la empresa puede trabajar sin mantener permanentemente copias sincronizadas de todas sus carpetas en cada ordenador.
Esto no significa que Dataprius elimine la sincronización. La plataforma incorpora BlueSync para aquellos casos en los que sí sea necesaria, por ejemplo, cuando determinadas aplicaciones guardan archivos en carpetas locales, cuando existen servidores con carpetas compartidas o cuando algunos dispositivos necesitan enviar documentos automáticamente a la nube. La diferencia es que la sincronización es opcional y puede limitarse a las carpetas que realmente la necesitan.
Trabajar de esta manera también busca reducir los problemas derivados de disponer de varias copias de un mismo documento. Al mantener un repositorio central, los usuarios pueden acceder a la versión almacenada en la plataforma sin depender de que su ordenador haya terminado previamente un proceso de sincronización.
Privacidad, RGPD y herramientas para el trabajo diario
La protección de los documentos empresariales es otro de los aspectos sobre los que Dataprius pone especial atención. La compañía indica que los datos se alojan en centros de datos europeos y que evita transferencias internacionales de la información almacenada. También afirma cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y entregar a sus clientes el correspondiente contrato de tratamiento de datos firmado.
Estas características buscan que los archivos corporativos permanezcan dentro de infraestructuras de la Unión Europea y bajo el marco europeo de protección de datos. Para una empresa que maneja documentación de empleados, clientes, proveedores o proyectos internos, conocer dónde se almacena la información y qué permisos existen puede ser tan importante como disponer de espacio suficiente.
Dataprius incorpora además herramientas destinadas al trabajo cotidiano. Entre ellas se encuentran los permisos de acceso a carpetas, la edición de documentos Office online, los backups, el intercambio de archivos con usuarios externos, el chat o la videoconferencia. También dispone de complementos para Microsoft Office y Outlook y de funciones para conectar aplicaciones web utilizadas por una empresa con su almacenamiento de archivos.
La propuesta de Dataprius se aleja así de la idea clásica de utilizar la nube únicamente como una extensión del disco duro. Su planteamiento busca que los documentos permanezcan centralizados y que los trabajadores puedan acceder a ellos de forma controlada sin depender continuamente de copias locales.